wedding staff

IL WEDDING STAFF

Wedding staff… la prima immagine che viene in mente al solo sentire questa definizione è la splendida JLo, in “The Wedding Planner” (conosciuto in Italia come “Prima o poi mi sposo”) che, coadiuvata da un’impacciata quanto solerte assistente, suggerisce un commovente discorso al testimone di nozze durante il ricevimento.

Beh, diciamo che quello del film è un già un punto di arrivo molto ideale. Molto, molto ideale.

In effetti, a nuda e cruda realtà è molto diversa.

Difficilmente avremo a nostra disposizione uno stuolo di assistenti, specialmente all’inizio. E comunque, gli assistenti non sono tutto quello che forma un wedding staff!

Quindi… cosa si intende esattamente per wedding staff?

Si inizia intanto dividendolo in due tipi: 

  1. Wedding staff interno

  2. Wedding staff esterno

Il Wedding Staff interno è costituito dal/la wedding planner ed eventuali suoi assistenti o collaboratori. Questi assistenti e collaboratori possono essere soci, dipendenti fissi, assistenti occasionali, che possono essere amici o anche colleghi o colleghe. 

A seconda di dove siete nel vostro viaggio come wedding planner, potrete ricorrere a diversi tipi di assistenti. 

Specie se state iniziando questo lavoro, è difficile all’inizio capire cosa è possibile delegare e cosa no, e a volte anche il budget gioca la sua parte. In Associazione, però, uno dei capisaldi è la condivisione delle esperienze e delle conoscenze, creando un ambiente sereno e disteso dove colleghi e colleghe non temono di fare domande. Anzi, la certezza di trovare comprensione e aiuto permette di approcciarsi serenamente anche agli incarichi più impegnativi.

Avvalersi della collaborazione con colleghi e colleghi significa sapere di potervi sostenere a vicenda, di avere una persona che non solo conosce il lavoro, agevolandovi e aiutandovi a gestire il carico emotivo di responsabilità, ma avrà anche il sangue freddo di gestire ogni imprevisto!

Se poi capite di aver bisogno di uno staff fisso, almeno saprete già che doti deve avere per voi: fate sì di avere sempre accanto a voi un affidabile e insostituibile John Watson!

Il secondo tipo di Wedding Staff è invece formato da tutti quei fornitori che contribuiscono alla riuscita dell’evento.

Facciamo una piccola lista dei fornitori “base”:

  1. Location 
  2. Catering/banqueting 
  3. Flower design (fiorista)
  4. Fotografo
  5. Noleggio (strutture/ arredi)
  6. Service luci/ audio
  7. Musicisti per il rito
  8. Musicisti per il ricevimento/ eventuale dj per la festa danzante
  9. Autonoleggio
  10. Make-up e parrucchiere 
  11. Fuochi d’artificio

Tutti questi fornitori ruotano, come punto di riferimento, sempre attorno alla figura chiave del/la Wedding Planner, perché è questa figura che gestisce il matrimonio, sia dal punto organizzativo sia emozionale.

La fase di pianificazione è fondamentale per determinare la riuscita o il fallimento, e lo step del sincronizzare arrivo, partenza e lavoro di ogni fornitore spetta sempre alla figura del/la Wedding Planner.

Certo, l’elenco sopra così messo, specie se ci si approccia al mondo del matrimonio da neofiti, può sembrare una semplice lista. Dietro di essa, però, si celano tutti i ruoli che determinano le competenze necessarie per svolgere il nostro lavoro.

Da chi sia composta questa lista varia in base all’evento.

Se la coppia vi ha affidato l’intera organizzazione il vostro lavoro sarà più semplice: molto probabilmente avrete trovato loro fornitori da voi già conosciuti e di comprovata serietà (oppure vi sarete fatti dare qualche dritta dai colleghi, il bello di Wedding Planner Italia!), e che avranno magari anche già confidenza col vostro modo di organizzare.

Se invece la coppia vi ha affidato un coordinamento, probabilmente conoscerete i fornitori solo all’ultimo: non vedetelo come un ostacolo, è anzi un modo per testare fornitori sconosciuti e creare, magari, nuove collaborazioni (o mettere un nome in black list per non proporlo MAI ai propri clienti…)

In particolar modo, è fondamentale conoscere a fondo le esigenze di ogni fornitore per poter creare una Timeline sensata che tenga conto sì dei desideri degli sposi e delle esigenze dell’evento, ma anche di ciò che è fondamentale per i fornitori per svolgere il loro lavoro al meglio.

Il nostro compito, come Wedding Planner, è essere un trait d’union tra staff (fornitori e interno) e sposi, un tramite che sia un punto di riferimento affidabile ed insostituibile per entrambi.

Assicuratevi che ogni fornitore abbia il vostro numero, e nel caso di un matrimonio molto articolato, anche quello degli assistenti (a cui avrete magari affidato la cura di una sezione specifica dell’evento). Assicuratevi anche di condividere con tutti la timeline, così che ognuno sappia dove deve essere e quando. 

Alcuni fornitori hanno tempistiche che condizionano tutto il resto: location, catering e wedding florist spesso sono tra queste, perché sono gli elementi che gli ospiti, probabilmente, vedranno di più e terranno di maggior conto (anche se noi sappiamo che non esistono fornitori di serie B!). Non trascurate di considerare il tempo della cerimonia, e di chiedere alla Make Up Artist e al parrucchiere di quanto tempo hanno bisogno.

I sopralluoghi al luogo della cerimonia e del ricevimento con tutti gli attori che avranno una parte il giorno del matrimonio sono un must, specie se l’evento è molto articolato. Tenere conto degli spostamenti, delle tempistiche necessarie anche solo per attraversare una location molto grande è fondamentale per far scorrere l’evento liscio come l’olio.

Fate sempre in modo che tutti abbiano chiari la successione degli eventi (particolarmente importante per fotografi e musicisti) e i diversi moduli dei piani Sole e Pioggia (o A e B, o come li volete chiamare!). Non deve essere necessario perdersi in lunghe spiegazioni per passare da un piano all’altro.

Non esistono bacchette magiche o congiunzioni astrali favorevoli: per far funzionare il Wedding staff bisogna che esso abbia un leader. Dovete essere quel qualcuno in grado di gestire un gruppo di persone che molte volte non ha mai lavorato insieme.

Le riunioni infinite, l’ossessione per la tempistica, le check-list condivise, l’assegnazione dei ruoli lavorativi e la coerenza nel farli rispettare garantiranno la riuscita dell’evento.

Il giorno del matrimonio c’è solo un protagonista: il vissero felici e contenti.

Anche perché nel nostro lavoro non esistono prove generali, è sempre un “buona la prima!”, ed è essenziale che il Wedding Staff si muova su basi condivise e coordinate.

Ogni wedding staff è unico, non ne esiste una formulazione sempre uguale. Ciò su cui sicuramente potete fare affidamento però è la testimonianza ed il lavoro di professionisti che collaborano insieme, si rispettano e considerano il giorno del matrimonio dei propri clienti come se fosse il proprio.

Foto: Andrea Rizzi

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