COLLABORAZIONE TRA WEDDING PLANNER E FORNITORI

Perché è importante la collaborazione tra Wedding Planner e fornitori?

Perché un matrimonio sia ben riuscito, sappiamo quanto sia importante la fase iniziale di organizzazione e ricerca. Non va sottovalutato, però, quanto sia necessaria una regia efficiente il giorno delle nozze. Un’organizzazione minuziosa in fase di planning ci darà tutti gli ingredienti necessari. Come questi verranno valorizzati dipenderà dalla gestione il giorno dell’evento e dal grado di collaborazione tra WP e fornitori coinvolti

Quindi, parliamo un po’ di cosa sia necessario

Creare una rete di fornitori professionisti è uno dei primi aspetti per definire un’ottima partenza.

La collaborazione, virtuale o territoriale, permette la condivisione di idee, progetti, contenuti, valori ed esperienze volti al raggiungimento di obiettivi creativi ed appaganti.

Il ruolo dell’innovazione tecnologica è sicuramente un altro fattore rilevante per un’eccellente sinergia nel lavoro. Vi sono inoltre diverse piattaforme e svariati programmi di condivisione per interagire facilmente, volti proprio a “fare rete” sviluppando contatti e relazioni con obiettivi comuni. Questa parte è talmente complessa ed importante, che vi diciamo subito che parleremo di come creare una vera e propria rete di fornitori in un’altra occasione! 

Collaborare semplifica l’attività lavorativa, perché cooperare ad un progetto significa che ognuno lavorerà sfruttando al massimo le proprie competenze esclusivamente nel proprio ambito.

Quali caratteristiche deve avere il Wedding Planner per un’ottima riuscita dell’evento tenendo conto della delicata rete di professionisti nella quale è coinvolta?

Le competenze dei singoli fornitori hanno però bisogno di un coordinatore, ed è qui che entrano in gioco le capacità manageriali che la Wedding Planner possiede (o acquisisce durante la sua formazione). 

La pianificazione dettagliata delle tempistiche e la gestione organizzativa del team sono le due caratteristiche fondamentali per la perfetta riuscita dell’evento. La comunicazione, l’ascolto e l’empatia sono essenziali per poter relazionarsi al meglio con ogni interlocutore. Durante la fase organizzativa sono necessarie capacità di negoziazione con i fornitori, tra clienti e fornitori e a volte anche tra clienti e famigliari. Trasparenza, onestà e capacità di riconoscere le competenze di tutti coloro che si interfacciano con noi sono essenziali per una Wedding Planner.

Un Wedding Planner professionista farà grande attenzione alla valutazione della squadra che porterà con sé durante la lavorazione di un evento, in modo da gettare immediate e solide fondamenta di fiducia e rispetto: non esiste collaborazione tra WP e fornitori senza questi due elementi.

Durante l’evento è assolutamente necessario mostrare doti da Team Leader. Coordinare alla perfezione le tempistiche di arrivo dei fornitori, i movimenti dei collaboratori e sincronizzare tutto correttamente con gli spostamenti degli sposi e i movimenti degli ospiti sono tutti elementi che costituiscono la chiave di un evento senza stress. Per farlo, si prepara sempre una una linea guida preventivamente studiata con gli Sposi e stilata poi in modo definitivo con i fornitori stessi:

La Wedding Timeline

Questo documento getta le linee guida che permettono di vedere con lucidità ed immediatezza gli orari ed i compiti di ciascun fornitore, ed i movimenti dei clienti e dei loro ospiti. Di fatto, permette all’incredibile macchina organizzativa messa su in fase di organizzazione di funzionare senza intoppi. Qui si vede come la collaborazione tra WP e fornitori restituisce risultati evidenti di scorrevolezza e naturalezza dell’evento.

È importante sottolineare quanto conti il lavoro a monte fatto insieme ai collaboratori. Un Wedding Planner studia le fasi e la successione degli elementi di ogni singolo evento già mentre costruisce il gruppo di fornitori.  Inoltre conosce le necessità in termini di tempo e strumentazione e le criticità di ogni singolo servizio coinvolto, ad esempio: l’eventuale allestimento della struttura il giorno antecedente, la consegna di tutti i materiali, le bomboniere e il disallestimento il giorno successivo. Per di più, il Wedding Planner ha anche il dovere di aiutare gli sposi a coordinare i loro impegni: gli accordi con l’atelier per la consegna dell’abito, le fasi di prova per le acconciature, assicurarsi che tutti gli accessori siano stati trovati e siano disponibili il giorno delle nozze.

Una salda organizzazione iniziale associata ad una radicata collaborazione tra WP e fornitori renderà più facile il lavoro il giorno dell’evento!

Durante il gran giorno, poi, la timeline includerà anche elementi che non riguardano direttamente i soli fornitori. Sono parte di essa anche gli orari previsti per l’arrivo degli ospiti e il loro intrattenimento durante l’aperitivo pianificato insieme al dj, i momenti fotografici studiati in base all’orario del mezzodì o del tramonto; accordarsi con cura con il catering per le tempistiche esatte delle portate affinché tutto possa risultare eccellente e sincronizzato. Sapere quanto saranno lunghi gli eventuali discorsi e anche se gli ospiti vorranno fare scherzi o sorprese agli sposi: tutti i fornitori il cui servizio è impattato da questi elementi devono collaborare in modo sinergico per integrarli agevolmente.

Sappiamo che in ogni matrimonio qualche piccolo imprevisto accade sempre! Ecco perché è importante avere un’ottima comunicazione tra collaboratori e capacità di problem solving per agire prontamente con i “piani b” e in alcuni casi anche “c”. 

Un’ultima cosa! Oltre ai recapiti degli fornitori coinvolti in quel giorno (che sappiamo avete sempre sottomano), non dimenticate di avere a disposizione anche i recapiti telefonici delle persone più care agli Sposi (soprattutto se sapete che organizzeranno sorprese o che avranno ruoli attivi, come abbiamo detto sopra) così da poter avere sempre tutto sotto controllo, compresi gli invitati! 

E voi come vi organizzate durante il giorno del Matrimonio?

Fatecelo sapere su Instagram o su Facebook!! Buon lavoro a tutti!

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Foto: Vanessa Costa